【ご注意ください!】
Hacks for Creative Life!は引っ越しました。本サイトの更新は今後行われません。
今後はこちらのサイト(http://hacks.beck1240.com/)にて更新を継続いたします。

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また、Blogを書く場所を引っ越しはいたしましたが、今後とも更新は継続して行って参りますので、
これまでと変わらぬご愛顧の程よろしくお願いいたします。

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Hacks for Creative Life!管理人Beck

2010年02月18日

これまでre-Collectionを使っていたのだけど、1度Moleskinerになってみることにした

Moleskineと言えば日本でも根強い人気を誇る高級ノートですが、古くはヘミングウェイやピカソも愛用していたという歴史ある製品なのです。以前お伝えした手帳オフでは@mehoriさんと@kazumotoさんがMoleskinを愛用されていましたね。(手帳オフ@渋谷(1) - オフ全体レポと手帳Hacks!参照)

■僕はMoleskineに憧れてre-Collectionを使い出したのだが・・・
以前も記事「Moleskineに憧れた僕はedc re-Collection Pocketに落ち着いた」にも書いたとおり、僕自身はMoleskineに憧れつつもコスト面で見合わないと断念し、コストパフォーマンスに優れるedc re-Collection Pocketを使っていました。

Re-Collection自体は凄く使い勝手の良いノートで、個人的にはとても気に入っていましたが、その反面でMoleskineを使ってみたいという想いも捨てきれずにいました。中途半端な想いを引きずるのもあれなので、1度Moleskineを使ってみてre-CollectionにするかMoleskineにするかを決めようと思い、Moleskineが安いと噂のAmazonさんを覗いてみたのです。

AmazonではMoleskin Pocket各種がなんと1000円!(2010年2月18日現在)所謂洋書扱いなので、日本で売られているものではなさそうですが、中身は基本的に同じもののようです。普通の店で買えばだいたいどこも1890円で売っているので、それに比べればかなり安いですね。しかも今なら送料無料です(3月末まで)。
re-Collectionもノートとカバーを併せれば630円ぐらいするので、これぐらいの値段差なら全然有りじゃないかと思い、思い切って2冊ほど購入してみました。




それがこちら

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うーん。憧れのMoleskineが2冊で2000円で手に入ってしまった・・・。あなうれしや。


■写真で見るMoleskinの特徴紹介

1.ハードなカバー
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まずはこの堅いハードカバー。堅牢性が高く、ちょっとやそっとではつぶれません。その他忘れられがちな利点として、ハードカバーだと立った状態でメモを取ることが容易ということも挙げておきたいと思います。(ソフトカバーのre-Collectionで立ちメモは厳しい。。)

Lifehacking.jpの@mehoriさんが記事「なぜモレスキン手帳でユビキタス・キャプチャーを実践するか?」でその堅牢性をMoleskineを使う3大理由の1つとして紹介しています。以下の一文はそのことを如実に表現されているのではないかと思います。
記憶はお金におきかえることのできない名画です。そして手帳はそれをおさめる額縁なのです。何年経っても記憶が壊れることなく収納されていることを保証するために、多少高価でもモレスキン手帳を使うのが自分のスタイルになっているのです。
2.素敵な四次元ポケット
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個人的にはこのポケットはかなり素敵だと思っています。ちょっとしたメモや、もしもの為の1000円、チケットや駐車券など様々なものを入れておけます。@kazumotoさんはここに5×3インチのカードを差し込んで使われていました。5×3カードについて書かれている「5x3カードがあればノートは要らない」は必読です。とりあえず、僕も買ってみようっと♪

3.栞&バンド
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栞がついているのは案外重要なことだと思っています。現在位置を探し出すのにいちいちパラパラめくる必要がないため、特に時系列で書き連ねていく使い方をするときにはこの栞があることでノートを開く心理的なコストが大幅に軽減されるのです。

また、バンドがついているというのも個人的には重要なポイントです。ハードカバーにバンドを巻いてやると、以外にこの200P弱のノートがコンパクトであることに気づきます。また、鞄やポケットの中で勝手に開いてしまい、ページが折れ曲がったり、最悪破れてしまうような事態を未然に防いでくれるのです。

■今後の展開
とりあえず、re-Collectionはもうじき使い切れるので、次からはMoleskineを使ってみようかなと。両者を使い比べてみて・・というのもありですし使い分けを考えてみても良いと思います。いずれにせよ、特にre-Collectionとの対比に重点を置いたMoleskineの使い勝手レポートはあげたいと思っているので、乞うご期待です。

また、@mehoriさんがやっているようなユビキタスキャプチャ(記憶を呼び起こすためのフック)の役割はどちらかと言えばほぼ日カズンが担っているので、今もre-Collectionはアイデアメモ&考え事ノートという位置づけになっています。この辺の位置づけの見直しや使い分けを考える良い時期なのかも知れませんね。

ちょうど懇意にさせて頂いているR-Styleさんや名言コツコツさんで以下の様な面白い記事が上がっているところですので、これらを参考にして自分のノート術の在り方を見直したし。

[漫筆] 手帳とノートの俯瞰図を作ってみました(名言コツコツ)
ノート企画:第一回:多ノート派という選択R-style

ノート企画:第二回:ノートの使い分け方R-style
ノート企画:コラム:re-collectionの使い方R-style
ノート企画:第三回:ノートと情報系R-style


■編集後記
最近必要に駆られてダイエットをはじめたため、記事もダイエットネタが多くなっています・・・極力そちらもLifehackなダイエット記事にしていきたいなと考えていますので、平にご容赦の程をお願いいたします。とはいえ、元々はiPhone系や手帳/ノート系の記事がメインなこのBLOGですので、そちらも忘れずにしっかり書けるよう頑張りたいと思います。。

後、Lifehacking.jpのライフハックブログ賞の投票が2月19日23:59までとなっています。投票は1日1回3票まで行う事ができますので、是非投票に参加して下さい!当Blogもノミネートされていますので、応援の程お願いいたします♪
posted by beck at 01:59 | 🌁 | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年12月02日

2010年の手帳/メモ/ノート(5)-運用方法の整理と全体のまとめ

12月に入ってしまったので若干の焦りを覚えつつも、「2010年の手帳/メモ/ノート」シリーズのまとめです。いつもは長ったらしいので今回はさっくりと書きます(^^;

2010年の手帳/メモ/ノートの記事
   1. iPhone+ほぼ日カズン+re-Collectionの使い分け方と概論
   2. ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)
   3. ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う
   4. Re-Collection PocketとEvernoteでメモ・ノートのエコシステムを作るの
   5. 運用方法の整理と全体のまとめ←イマココ

■運用全体像のまとめ

これまでに使ってきた図を使って運用方法を整理してみたい。
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スケジュール
通常のスケジュール管理に加え、フランクリン・プランナー的に価値観・優先事項に基づいた計画を立てるフェーズを設けるというのが、この運用スタイルの骨子となる。

スケジュール管理:ほぼ日カズンのマンスリー、Pocket Imformant & GoogleCalender
            アナログとデジタルを1日のどこかで同期。予定が入ったら随時書き込む
スケジュール計画:ほぼ日カズンのウィークリー
            週の頭に価値観や優先事項に沿って行動計画を立案    
スケジュール遂行:ほぼ日カズンのデイリー

             その日の頭に、タスクも含めて1日の行動を計画し、実際の行動も記録

タスク管理
GTD+7habitsということで、基本的には頭の中のやらなきゃいけないことを全て書き出しつつ、自分が本当にやるべき事が何かを洗い出し、計画に組み込んでいく運用方法。

Master Todo : Pocket Informant+Toodledo
           頭の中にあるタスクが全て書き出された状態にしておく
WeeklyTodo : ほぼ日カズンWeeklyページ
           
週の頭に価値観や優先事項に沿って自分がやるべき事を洗い出す 
DailyTodo : ほぼ日カズンDailyページ
         その日の頭に、タスクを行動単位まで細分化し、スケジュールに組み込む。

メモ&ノート
基本的にメモは全てEvernoteに集約し、タグや検索からいつでも使えるように整理する。カズンは時系列とその日の行動や記録、タスクの計画と実績を記録しておくことで後からの振り返りに役立てる。また、時系列順且つ行動やタスクにメモの情報を結びつけることでよりライブ感のある記憶(メモ)のアンカーとしても役立てる。

 タスク遂行/記録:ほぼ日カズンに記録
メモ&発想&思考:re-Collection PocketとiPhone(Evernote)をTPOで使い分け
   まとめと整理:まとめたいメモ、残したいメモはPC上のEvernoteに取り込み、管理する
    メモの索引:Evernoteとほぼ日カズン


■運用フローのまとめ
カズンを中心とした情報整理術 [自動保存済み].jpg
この図も再掲になるが、基本的な運用フローは週や1日のはじまりに計画し、1日の終わりや週末に反省を行うという流れになる。この反省フェーズにはほぼ日カズンの記録を活用する。

週のはじめ:その週の目標、優先事項をたて、スケジュール・タスクを計画する(30分程度)
日のはじめ:その日のスケジュール、タスクを計画し、タスクは作業レベルまでブレークダウンする(10分)
日の終わり:その日の行動やタスク遂行状況、様々な記録1日を振り返る。メモを整理する。(15分)
週の終わり:その週全体の反省を行う。タスクの週次レビューを行う。再びタスクを洗い出す。(1時間程度)


また、メモのまとめやアウトプットは随時時間が空いたときに行う


■全体のまとめ−僕が決めごとを作るわけ

正直に申し上げて、今現在の僕はスケジュールやタスクを完全に管理は出来ていないし、自分の優先事項に沿った生き方もできていない。メモの整理も乱雑だし、やる気の管理もしっかり出来ていない。出来ていないからこそ、やり方を決めたともいえる。

やり方を決めることは

・どこに何を書くかを決めておくことで、いざ書くときの判断をなくす
・いつやるかを決めておくことで「いつかやろう(先送り)」をなくす
・フェーズ毎にやるべき事を明確化することで思考のぶれを防ぐ
・追われがちなスケジュール/タスクの管理に主導権を持つ


そして

・型を繰り返すことによって、特別な意識なく実行できるようになる(習慣化)


といったメリットがある。
ここまで紹介してきた型というのは、僕がこれまでフランクリン・プランナーなどを使ってきた中で出来なかったことへの反省であり、今後1年間でしっかり実践して自分の習慣としたいことである。目標は息をするのと同じぐらいの感覚でこの運用フローをあたりまえに回すことである。

■おまけ(ほぼ日カズン プチhack)
ほぼ日手帳は前の年の12月から使えるようになっています。
特に今回使おうとしているカズンは

マンスリー:12月分が丸々
ウィークリー:12月の最終週分
デイリー:12月分は2日で1ページ


という構成になっており、本格的に12月から使い出すには何となく心許ない感じ。
当初は新しい手帳を手に入れた慶びで12月から使うゾー!!って意気込んでいたのですが、
次のように12月のスペースを使用することにして、

プチhack1:12月のデイリーページを「目標」「リスト」「写真」「メモ」に使用する
プチhack2:12月の最終週から試用運転を始める


ってなかんじでいってみようかなと。

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posted by beck at 08:55 | ☔ | Comments | TrackBack(1) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年11月28日

2010年の手帳/メモ/ノート(4)- Re-Collection PocketとEvernoteでメモ・ノートのエコシステムを作るのだ

DSCF6368.JPG @rashita2さんが1週間という驚異的なスピードでEvernote企画を書き上げたのを横目に、遅々として進まぬこの「2010年の手帳/メモ/ノート」企画。忙しいのをいいわけにしちゃいかんぜお!!ってことで、一念発起頑張ります。第2回はスケジュール第3回はタスク管理とお送りしたわけですが、第4回はメモ/ノートの仕組み作りを題材に。題して

情報は一冊のEvernoteにまとめなさい


・・・・・・ごめんなさい。
(絵の構図はさんてんり〜ださんのぱくり!?w)

2010年の手帳/メモ/ノートの記事
   1. iPhone+ほぼ日カズン+re-Collectionの使い分け方と概論
   2. ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)
   3. ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う
   4. Re-Collection PocketとEvernoteでメモ・ノートのエコシステムを作るのだ←イマココ
   5. 運用方法の整理と全体のまとめ


■情報収集/集積/活用
本来、Evernoteやメモ、ノートの話を書くときにはメモ術/ノート術という個々の方法論よりも、一つの情報収集/管理/活用の体系だったシステムについて論じたいと常々考えていた。というのも、EvernoteやiPhoneの登場によって、容量(ノート一冊の容量、本棚の容量)場所(外や家、オフィス)、手段(文字、写真、音声)、果てはデジタル/アナログの制約は取り払われ、例えばWebのクリップや1日分のFriendFeedのTLと、新聞の切り抜きや手書きのメモなんかをいっしょくたに、無尽蔵に、しかもストレス無く管理できる様になったからだ。大言壮語な表現であることを恐れずに言うならば

今は将に個人の情報処理が革命的な進化を遂げている瞬間なのだ

・・・と、ここまで書いてなんなのだけど、そう言った壮大なテーマについて書いていては、このシリーズはいつまで経っても終わらないし、「ほぼ日カズン+iPhone+Recollection」の活用方法という本企画の内容からも大きくはみ出してしまう。情報収集/管理/活用についてはまた後日別シリーズとして書くとして、ここではほぼ日カズン+iPhone+Recollectionを使って

いつ、どこで何を使うのか?
それぞれには何を書くのか?
それをどう連携させるのか?


といった点にフォーカスして話を進めたい。
(これだけでも相当長くなりそう)


■ツールの使い分けと連携

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Evernote(iPhone)
・例えば以下のシチュエーションでメモを取る場合にiPhone上でEvernoteを使用
 →電車の中などで片手しか使えない場合
 →移動中や作業中ボイスメモでさっとメモを取りたい場合
 →写真でメモった方が明らかに速い場合
・1度メモを取ったら後はPCで編集をする
・移動時などにメモや資料の閲覧を行う場合にiPhone上でEvernoteを使用

screen.jpg
Evernote(PC)
・基本的にノートをとる場合はPC上でEvernoteを使用
・アイデアや思考の最終的なまとめはPCのEvernote上で行う
・メモ/ノート/参考資料の最終集積地
・Re-Collectionに取ったメモのインデックスを作成する

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Re-Collection Pocket
・アイデア発想時のキャプチャ、アイデア出し(ブレスト)、アイデアの錬成等を行う
・その時々感じたことを記録(ユビキタスキャプチャ)
・思考の補助(頭を整理する)
・その他メモ全般、ちょっとしたノート用途
・カズンが使えない場合のメモなどにも使用
・カズンのページが足りなくなりそうな場合など拡張領域として使用
・re-Collectionには通し番号を振っておく

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ほぼ日カズン
・タスク遂行時のメモ、思考、気づきなどを記録
・その日の出来事、ほぼ日的楽しげな何か
・日記/反省、アイデアマラソン、記録(お金、食事、体重)
・Re-Collectionの日別インデックスを作成(通し番号+見出し)
・Re-Collectionのメモで後で見返す可能性があるモノを転記

連携
・基本的にEvernoteに活用される可能性のある情報が全て集まるようにする
・Re−Collectionに何を書いたかはほぼ日とEvernote上にインデックス化
・Re-CollectionとEvernoteはアイデアのキャプチャからまとめまでの行程で綿密に使い分ける
 (Re-Collectionのアイデアメモの内、これは!というモノはEvernoteに転記する)
・ほぼ日は日々の記録と振り返り用であるため、ここのデータはEvernoteに同期しない
 (ほぼ日はRe-Collectionと緩やかに連携する)

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■具体的な使用例

タスク遂行/日々の記録(ほぼ日カズン)

下記は再掲だが、基本的にはほぼ日カズンはRe-Collectionと一部同期はするものの、
タスクの円滑な遂行と、その日にあったことを記録し振り返るためのツールとして使用する為
特にEvernoteなどとの連携を意識せずに一冊で完結した使い方が出来る。
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また、何だかぱっと見あまり意味がなさそうなRe-Collectionのメモの索引をほぼ日カズンに
書いておくことについては、ほぼ日カズンを見返す際に同時にRe-Collectionの見返しもできるという
所に大きな意味が生まれてくると考えている。これは次回の記事で書くことだが、ほぼ日カズンを用いて
「振り返り」を行う仕組みを構築する中で、この索引の効果が現れることになるのだ。

Re-Collection Pocketのメモ管理/同期
アイデアメモやそのアイデアを広げたりユビキタスキャプチャ、ちょっとしたメモ、考え事の落書きは
全てre-Collectionに書き込む。re-Collectionに番号を振り、それごとにいつ何を書いたかについて
Evernote上にインデックスを作成する。後でまとめたり、参考資料として見返す必要があるものは
転記、もしくはJotnotなどでスキャンする。

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このルールに則って書いた例がこんな感じ。

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インデックスを作成するときは「情報は一冊のノートにまとめなさい」を参考に下記のフォーマットで記載。
Re-Collection No.1
20091126001 メモ帳のテンプレート blog,hack
20091126002 メモの取り方について考える blog,hack
20091126003 Blog「2010年の手帳/メモ/ノートについて」下書き blog

ほぼ日カズンに見出しを書く際は、デイリーページに日付を入れる意味がないので、
見出しとどのRe-Collectionに書いてあるかだけを記載する例としてはこんな感じ。
メモ帳のテンプレート-リコレ1
IMG_0778.PNGIMG_0779.PNG

最近Jotnotがパワーアップして、複数ページをスキャンしてEvernoteに送れるようになった。
1つのネタについて複数ページのメモがある場合でも、Jotnotでまとめてスキャン&送信できるので、
かなり便利。


Re-CollectionとEvernoteの連携
Re-CollectionとEvernoteの連携に関しては、これまでも書いてきたとおり、基本はインデックスの
作成と、まとめたいメモがある場合はEvernote上にまとめノートを作成する。まとめノートを作成する
までの連携の図は下記の通り。

スライド1.JPG
これはRe-CollectionとEvernoteの連携に限った話ではないが、メモは1度見返し、まとめを
作成しないまでも残すモノは索引を作ったり、ノート分けやタグ付けをして、検索性を高めておいた
方がよい。最も重要なのはそのメモが活用されることなのだ。

一見面倒くさそうに見えるが、このまとめやノート分け/タグ付けの整理を行う事によって、

1.情報を見つけ出すまでのコストが削減
2.見つけ出した後の情報の加工のコストが削減


されることになる。極端な言い方をしてしまえば、活用されないメモ(情報)はないに等しく、
メモをした労力分だけムダだということになってしまうのである。


■最後に

冒頭にも書いたが、本来であれば、Evernoteやメモ、ノートの話を書くときには情報収集/管理/活用の体系だったシステムについて書きたいと考えていた。今回のネタである「手帳/メモ/ノート」の枠には収まらない大きな話だし、何よりもその体系だったシステムの青写真を僕自身まだ漠然としか描けていないのである。今後の大きなテーマとして取り組んでいきたい。

今回はほぼ日カズン+iPhone+Recollectionをどの様に使い分け、運用していくかについて書かせて頂いた。勿論これが完成型で、最高の情報処理フォーメーションだとは思っておらず、今後も試行錯誤は続け、その中で別のツールや方法論を採ることも大いにあり得るだろう。この記事を読まれた皆様方も、是非とも自分が使いやすいツール、自分がやりやすい方法論とどんどん組み合わせて貰えればと思う。


最後にひとつ・・・。個人的な見解としては、Evernoteはただのメモアプリではなく、
色々な端末上で動作し、かなり自由度の高いタグ付けができ、どんなファイルでも
添付でき、色々なWebサービスと連携可能な未知の可能性を秘めた情報処理
フレームワークなのだと認識している。(ここに日本語OCRが入ったら完璧)

コンピュータの進歩は人類社会をより正確に、より便利に、よりスマートに発展させ
インターネットの進歩は情報の在り方、速度、価値を一変させた

そして今、モバイルとクラウドの発展によって生み出されたEvernoteエコシステムは
一人一人の情報処理(収集/管理/活用)の在り方に革命を起こそうとしている。


・・・なんてことをまじめに考えながら、一人ワクワクしている僕はきっと変な
やつなんだろうなぁ(^^;
posted by beck at 02:48 | ☔ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年11月13日

2010年の手帳/メモ/ノート(3)- ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う(7habits+GTD)

シリーズ『2010年の手帳/メモ/ノート』前回はほぼ日カズンをフランクリン・プランナー的に使用してスケジュール管理を行う方法についてお伝えした。第3回はほぼ日カズン+iPhoneでタスク管理を行う方法についてまとめてみたいと思う。(えらく間が空いてしまったのは純粋に忙しかったからってことで・・・^^;)

2010年の手帳/メモ/ノートの記事
   1. iPhone+ほぼ日カズン+re-Collectionの使い分け方と概論
   2. ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)
  3. ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う (7habits+GTD) ←これ
   4. Re-Collection PocketとEvernoteでメモ・ノートのエコシステムを作るのだ
  
5. 運用方法の整理と全体のまとめ


■タスク管理の悩みは尽きない

タスク管理の手法についてはこれまでも散々悩んできた。7つの習慣とGTDの双方をうまく取り込もうともがきながら、”これ”という打開策を見いだせずにいる。未だ答えは漠としているが、"いつ、どこで、何を使って、何をすべきか"という運用フローをとりあえずきめてしまって、実践と修正を繰り返すなかで完成させていきたいと考え、ここにその”試策1号”を記させて頂く。

ちなみに、7つの習慣とGTDの融合というテーマに関しては、Lifehacking.jpの下記記事が詳しい。

GTD + 7Habits (1) リアルタイム + 価値観の仕事術
GTD + 7Habits (2) コンテキストと役割
成功は GTD と7つの習慣の出会うところにある?


■全体像

ミッション/価値観/目標+α : フランクリン・プランナー
Master Todo : Pocket Informant+Toodledo
WeeklyTodo : ほぼ日カズンWeeklyページ
DailyTodo : ほぼ日カズンDailyページ

カズンを中心とした情報整理術.jpg

ミッション/価値観/目標+α
フランクリン・プランナーのミッション/価値観/目標リフィルを都度見返し、書き直す
・その他、5カ年計画シート、その年の目標、自分のやる気が出る資料なんかも挟んでおく
(これらを読まれると恥ずかしくて爆発する、きっと)

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MasterTodo(オープンタスクの管理)
[道具]Pocket Informant + Toodledoを使ってGTD的に運用
[目的]頭の中にあるやるべきことが全て書き出された状態のタスクリストにいつでも、どこからでも
   アクセス可能とすることで、自分の脳よりも信頼できる外部脳を作り上げることを目的とする。
[概要]
 ・週次レビュー時にタスクの洗い出しをPCからToodledoを使って行う
 ・逐次やるべき事が判明した時点で、iPhone(Pocket Informant )から入力する
 ・ MasterTodo の段階ではタスクの粒度が違っても気にしない
 (分解可能な”XX資料を作成する”と、分解不可能な”牛乳を買う”等のタスクを共存させてOK
  但し、開始日/終了日を記載して進捗率を管理するか、1日で終わる作業単位まで分解する。)

IMG_0719.PNG  FireShot capture #059 - 'Toodledo __ Your To-Do List' - www_toodledo_com_views_index_php.png

WeeklyTodo(計画と俯瞰)
[道具]ほぼ日カズンWeeklyページをフランクリン・プランナーの考え方で運用
[目的]タスク管理を行うのではなく、その週のスケジュールとタスクを重要度に沿って計画し、
   週全体でそれらを俯瞰的に捉えて行動するための航海図を作り上げる
ことを目的とする。
[概要]
 ・週のはじめに自分の価値観、目標、役割などからやるべき事を書き出す
 ・ MasterTodo の中で重要なものと、上記で洗い出した自分にとって重要なものを
  WeeklyTodoに書き出し、可能な限りスケジュールに組み込む
 ・週の終わりに振り返りを行う(MasterTodoの週次レビューと併せて)

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(写真は再掲)

DailyTodo(遂行と記録)
[道具]ほぼ日カズンDailyページ をGTD的な考え方で運用
[目的]その日行うべきタスクを具体的な作業単位に落とし込み、優先度付けとスケジューリングに
  よってタスク遂行に集中できるようにする
と共に、スケジュール/タスク/メモを連携させてタスク
  遂行中の情報や思考の整理と記録を行うことを目的とする  
[概要]
 ・朝一にWeeklyTodo と MasterTodo からその日やることを全て書き出す
 ・タスクを可能な限り小さな作業単位にブレークダウンして優先度を振る
 ・タスクを可能な限りスケジュールに組み込む
 ・タスクの遂行途中に考えた事、調べた情報、行動も併せて記録する。
 ・1日の終わりに振り返りを行う

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(写真は再掲)


■運用の流れ

運用の流れはこんなに綺麗に行くかどうかは別として、以下の様に週次のPDCAと日次のPDCを意識。

カズンを中心とした情報整理術 [自動保存済み].jpg

(1)週頭
 ・マスターTODOから重要なもの週次タスクを洗い出す
 ・価値観/目標から週間目標や優先事項を洗い出す
 ・1週間の予定を優先度順に埋めていく

(2)1日のはじまり
 ・週次タスクやマスターTODOからタスクを全て書きだし、書き出したタスクは作業単位に
  ばらして優先度をふり、可能な限りスケジュールに組み込む

(3)日中
 ・タスクやスケジュールを遂行する
 ・スケジュール/タスク/メモを連携させてタスク遂行中の情報や思考の整理と記録を行う

(4)1日の終わり
 ・1日の反省を行う
 ・その日行ったタスクの棚卸しを行い、終わらなかったタスクはリスケする。

(2)〜(4)は1週間繰り返す

(5)週末
 ・1週間の振り返りを行う
 ・マスターTODOの週次レビューを行う
      ↓
 ・振り返りと週次レビューの結果から改善すべきポイントを抽出する
 ・必要に応じて目標を見直す
 ・マスターTODOの洗い出しを行う

(その他)逐次
 ・突発的なスケジュール、タスクに関しては全てiPhoneからPocket Informantに入力 


■気軽に、それでいてしっかりと

ここまで読まれた方はなんだか難しそうな印象を受けるかも知れないが、もっとざっくりと
言ってしまえば意外に単純なことであることが分かる。要は・・・

・基本的にタスクは全てToodledo&Pocket Informantで管理します
・週の頭にタスク/スケジュールをカズンのWeeklyページに計画します
・日々それらをカズンのDailyページにブレークダウンして遂行していきます
・日々の振り返りと、週末に1週間分の振り返りを行い改善策を考えます

というだけなのだ。それぞれのツールやリフィルに「管理」「計画」「遂行」を割り当てた
に過ぎない。大切な事は「管理」を十分に信頼できる外部に出すことで、脳を不安と負荷
から解放し、「計画」を行う事で自分にとっての最優先事項を大切にし、「遂行」への集中と
記録が残せる環境を作り出すといった、目的を持って仕組みを構築することなのだ。

まずは気軽に取りかかって貰えれば是幸い。

■参考リンク

色々参考になるBlog記事
自分にぴったりの一冊を見つけよう!2010年の「手帳」選び(はてなブックマークニュース)
ほぼ日手帳を母艦とした日々の情報整理まとめ(Creative Life!さん)
日々のタスク/スケジュール管理(Creative Life!さん)
手帳を使い始める!てきろぐ(仮)さん
神様会議の月はまだだけど、2010年に向けて手帳について振り返るworks4Life season V

Beck使用Tools
Toodledo
Pocket Informant
ほぼ日カズン
フランクリン・プランナー
GTDまとめ(誠 Biz.ID)

7つの習慣とGTDを学びたい方にオススメ書籍
7つの習慣 成功には原則があった!


 
TQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究


はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


7つの習慣
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2009年10月24日

2010年の手帳/メモ/ノート(2)- ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)

来年の手帳/メモ/ノートは「iPhone+ほぼ日カズン+re-Collection Pocket」の布陣で臨むことは前回お伝えしたとおり。前回はこの3つのツールをどう使い分けて、全体的にどういう考え方、どういう運用方法でいくかについての概論を述べた。第2回はほぼ日カズンでのスケジュール管理についてまとめてみたいと思う。

2010年の手帳/メモ/ノートの記事
   1. iPhone+ほぼ日カズン+re-Collectionの使い分け方と概論
   2. ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)←これ
   3. ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う
   4. Re-Collection PocketとEvernoteでメモ・ノートのエコシステムを作るのだ

  
5. 運用方法の整理と全体のまとめ



■基本はフランクリン・プランナーの運用スタイル

僕がほぼ日カズンを選んだのは、この手帳がフランクリン・プランナー的運用方法に”最適”だと判断したからだ。フランクリン・プランナーが優れていると思うのはただ「スケジュールを管理する」のではなく、「自らの価値観・優先事項に沿ったスケジュールを計画する」ことを念頭に作られている点だと考えている。ほぼ日カズンを用いればその計画作業が凄くスムーズに行えそうなのだ。(その他にも情報を上手く集約/インデックス化する工夫なんかもあるんだけど、ここではスケジュールの機能にフォーカスしたい)

フランクリン・プランナー的運用方法の大きな流れは、『ミッション/価値観/大目標→月間計画→週間計画→日々の計画』であり、「iPhone+ほぼ日カズン+re-Collection Pocket」でその運用を行うと以下の様な形になると考えている。
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各フェーズごとに細かく見てみると

月間計画(月初)
1.その月の計画を確認し、iPhoneと同期を計る
2.その月にやりたいことを大まかに決める(英語50時間勉強など)
3.その月にやらなければ行けないことをメモしておく

※但し、個人的には月間計画を本当にざっくりした月間目標や、年間目標の指標値の単純月割りの数値などを備忘録程度に書いておくで良いと考えている。あまり目標を多段に分解しても手間が掛かるだけであり、週間でどちらにせよ目標実現のために優先事項のスケジューリングを行うからだ。

週間計画(週初or日曜日夜)
1.自分の価値観や目標を元に、自分の役割ごとにやるべき事、目標等の優先事項を洗い出す
2.優先事項を”いつ”、”どこで”やるかを計画し、既に決まっている予定と共に記載する
3.その後、自分で決められる予定やスケジュール可能なタスクを空いたスペースに埋めていく
4.1で決めた週間目標とスケジュール不可能なタスクも記載

日々の計画(毎朝)
1.その日やるべきタスクを全て洗い出す(GTD的)。タスクは具体的な作業手順まで落とし込む。
2.その日のスケジュールとタスクを週間から転記し、
  1で洗い出したタスクもスケジュール欄に書きこむ。(だいたいでOK)

タスクのスケジュール化を行うため、タスクについても一部触れているが、より詳細なタスク管理の方法は次回の記事にて記載予定。あくまで上記はご参考までに。


■予定のMonthly、計画のWeekly、遂行・記録のDaily

次に、ほぼ日カズン内におけるMonthly、Weekly、Dailyの使い分けについて考えてみたいと思う。基本的な方針については見出しに書いている通りだが、具体的にどの位置にどんな情報を書くのかといったあたりを具体例を交えて説明してみたい。

Monthly
IMG_0715.JPG
基本的には予定(見出し、時間、場所)のみを記載。予定が入ったら都度記載を行う。


Weekly
IMG_0714.JPG
@役割毎に今週やるべき事・目標など、優先事項を洗い出して下の余白に記載。
 役割ってなんぞや?って人はこの記事を一読あれ
A既に決まっている予定と@で洗い出した優先事項を上記赤枠のスケジュール欄に記載。
 これらが埋まった後に、自分でコントロールできる予定やタスクを追記する。
Bスケジュールに組み込めないようなタスクや備忘録的な用途には上記青枠を使用。


Daily
IMG_0713.JPG
@まずはその日のタスクを洗い出す
A洗い出したタスクと、週間のスケジュール&タスクを上記赤枠に記載
Bタスク遂行や、仕事上必要なメモは上記ムラサキ枠に記載
 その他たっぷり書くスペースがあるので、思いついた事やユビキタスノートに
 書いたことの見出し、日記やら記録やらを書く予定。
C本来はタスク欄であろう緑枠。こんな小さいスペースじゃタスク管理が
 できないので、日々の目標&習慣チェックに使用する。



■ほぼ日カズンの弱点を補うiPhone

ほぼ日カズンを手帳として使用する場合のの弱点は『でかくて重い』こと。常にポケットに入れて携行し、移動中でもさっと取り出して予定を確認・書き込んだりするといった使い方にはやや不向きなので、iPhoneを使うことでこれを補うことにした。

あまり本格的にデジタル/アナログ間で同期を取ろうとすると大変なので、

・既に決まっている予定をiPhoneでも確認できるようにする
・出先なんかで決まった用事などはiPhoneでメモっておいて後で同期する


といった用途に限定し、マンスリーレベルのスケジュール同期に止める。

蛇足ではあるが、iPhoneをセカンド手帳として使用するメリットは以下の通り

・iPhoneとGoogleカレンダーを同期できるので、PCからもスケジュール管理が可能
・Googleカレンダーに登録しておけばリマインダーをメール等で受信することが可能
・iPhoneであれば片手で使用できるため、混んでる電車の中等でも利用可能
・Pocket Informantを使用するのでタスクとスケジュールが一括で確認できて便利



■おまけ:Pocket Informantについて
これまでは標準のカレンダー+Milponでスケジュールとタスクを管理してきたが、「やっぱりスケジュールとタスクは出来る限り一緒に管理したいし、並べて表示したい」という想いがあったため、iPhoneアプリのPocket Informant(1500円)を購入することとした。

主な特徴としては
・カレンダーはGoogleカレンダー、TODOはToodledoと同期可能
・カレンダーとタスクを同時に管理/表示することが可能
・月間カレンダー上の予定を文字で出すことが可能
・タスクはProjectなどでくくることが可能。また複数日にわたるTODOも管理可能。


IMG_0721.PNG
Today画面はスケジュールとタスクが一覧できて超便利

IMG_0718.PNGIMG_0717.PNG
月間のスケジュールに文字が表示できるところも、PIの良いところ♪
おわかり頂けるだろうか?Todoもカレンダに表示され、完了のチェックマークまでつくのだ!
デイリーはGoogleカレンダー的インターフェース。

IMG_0719.PNGIMG_0720.PNG
タスク管理はToodledoと連携するというだけあって、かなり細かく設定可能。
ポイントはProject(RTMでいうところのリストと同じ)とコンテキストのA軸でタスクを管理できるところと、
締め切りだけでなく、開始日も指定できるところなど。

IMG_0724.PNG
もちろん、残タスク数等をバッヂとしても表示可能。



■参考リンク
Creative Lifeのハナさんがまとめられている下記の記事がかなり参考になります。
同じ構成(カズン+iPhone)なんだけど、使い方や考え方が結構違うんですよね。
その違いがまた、おもしろい!
ほぼ日手帳を母艦とした日々の情報整理まとめ
ほぼ日手帳とA5ノートの使い分け


ということで、次回はタスク管理編「ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う」をお送りいたします。乞うご期待!
posted by beck at 16:03 | ☁ | Comments | TrackBack(1) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年10月21日

2010年の手帳/メモ/ノート(1)-iPhone+ほぼ日カズン+re-Collectionの使い分け方と概論

これまでフランクリン・プランナー+RHODIA+A5ノートで運用してきた手帳/ノート/メモの使い分けはiPhoneの登場によって大きくはiPhone+フランクリン時々RHODIAやノートという形になったことは以前お伝えしたとおり。来年2010年はどうしようかと色々と逡巡した結果、

iPhone + ほぼ日カズン + re-Collection Pocket

の組み合わせで行くことにした。ちなみに、日々使うわけではないがフランクリン・プランナーもミッション/価値観/目標のリフィルと自分のテンションが上がる情報なんかを残したいわゆる「夢手帳」として今後も残る予定。

で、上記構成ですみ分け、具体的な使い方、運用方法などについて書きたい内容があまりにも膨大になってしまった為、下記の通り全5回のシリーズ物として書いていくこととする。書きたい内容はほぼ整理できているので、後は時間との兼ね合いなんだけど・・・何とか1週間以内に全て書き上げたいところ。(それ以上経つと、個人的にモチベーションが維持できないし、情報として旬を逃してしまう 笑)結局書けなかったけど、頑張って書き連ねています(^^;

   1. iPhone+ほぼ日カズン+re-Collectionの使い分け方と概論←これ
   2. ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)
   3. ほぼ日カズンとiPhoneでタスク管理を行う
   4. Re-Collection PocketとEvernoteでメモ・ノートのエコシステムを作るのだ
  
5. 運用方法の整理と全体のまとめ


■本記事の目的

  • 運用スタイルをある程度は固めて於かないと、いざ使い出すときにどうすれば良いか分からなくなり、それによって心理的コストが増大する。ある程度型にはめて運用しつづける事で、無意識化で遂行できるようになる(習慣になる)と考え、本記事ではその型を作り上げることを目的としている。
  • 例によってこの記事で紹介した方法はあくまでBeck個人の生き方、考え方、働き方、趣向にマッチしたシステムの構築となる。ツールや運用方法、考え方などをアレンジして、ご自身の手法に取り込んでもらえればこれ幸い。
  • また、皆様がどの様に手帳やPDA、ノートやメモ帳を使われているか非常に興味があります。TwitterやFriendFeed、コメント欄などを活用して皆様と意見交換および議論ができれば面白いなと考えています。


■基本的な考え方

  • 全ての運用の中心はほぼ日カズン。フランクリン・プランナーで言うところの価値観・目標→スケジュールへの落とし込みや、GTD的にタスクの洗い出しも含めて、自分がスケジュール/タスクを計画する際にはほぼ日カズンを使用する。また、外部要因で入ってくるスケジュール/タスクに関してもほぼ日/カズンに記載
  • iPhone(Googleカレンダー)とほぼ日カズンのスケジュール同期は”未来の”確定した予定のみ。粒度はカレンダーレベル(日時、場所のみ)の同期で良い。どちらかで予定の追加を行い、適当なタイミングで同期。デイリーの細かな予定は同期しない。
  • iPhone とほぼ日カズンのタスクは完全には同期させずある程度は棲み分ける。マスターTODO(いつかやる、複数日にまたがるTODO、締め切りが1週間以上先のもの等を含めたすべてのTODO)はiPhone、それをウィークリー、デイリー単位でほぼ日カズンに書き出す。1で書き出したウィークリーレベルのタスクは逆にiPhone側に入力する。デイリーの細かなタスクは同期しない。
  • タスク遂行時の記録はほぼ日カズン。アイデアメモやそのアイデアを広げたりユビキタスキャプチャ、ちょっとしたメモ、考え事の落書きは全てre-Collection Pocketに書き込む。re-Collection Pocket に番号を振り、それごとにいつ何を書いたかについてEvernote上にインデックスを作成する。後でまとめたり、参考資料として見返す必要があるものは必要に応じてJotnotなどでスキャンするか、転記。

※イメージ図なども付けて、今後の続編記事で詳細に各項目について説明する。


■使い分け

ざっくりした使い分けは以下の通り

iPhone(Pocket Informant,Evernote)
・確定スケジュール(PI,Googleカレンダ)
・マスターTODO(PI,Toodled)
・メモ/ノート/参考資料の最終集積地(EN)

※基本的にノートをとる場合はPC上でエディタを使用。
※考え事の最終的なまとめはPCのEvernote上で行う。

ほぼ日カズン
・価値観・目標→スケジュール/タスクへの落とし込み
・ウィークリースケジュール/タスクの立案、管理
・デイリースケジュール/タスクの立案、管理
・タスク遂行時のメモ、思考過程、気づき等を記録
・4行日記、雑感、アイデアマラソン、記録(お金、食事、体重)

Re-Collection Pocket
・アイデア発想→掘り下げまで
・思いついたことを全てメモ(ユビキタスキャプチャ)
・思考の補助(考え事の落書き帳)
・その他メモ全般、ちょっとしたノート用途


■おまけ:なぜほぼ日か?

結局フランクリン・プランナー的に使用するにも関わらず、ほぼ日カズンを使うことに決めたかについて書いておきたいと思う。最期までフランクリン・プランナーを使い続けようかどうか悩んだのだが、下記のような理由から、一度ほぼ日カズンをベースにしてみようと考えた。

  • マンスリー→ウィークリーバーチカル→デイリーの構成となっており、フランクリン・プランナーの目標・価値観→週次計画→日次計画という流れを実践するのにかなり最適な構成となっている。
  • フランクリン・プランナーの見開き2ページのデイリークラシック2か月分と同じサイズ/重量で1年分のウィークリー、1日1ページのデイリーが入っている。
  • 1日1ページのデイリーリフィルでも、余計なものがあまりないのでたくさん書き込める。
  • マンスリー、ウィークリー、デイリー全てが方眼であり、なんだかいいアイデアが浮かびそう。
  • 遊び心やうんちくがたくさん詰め込まれた商品であり、デザインもかわいい。使っていて楽しそうだし、愛着がわけばかなり使いこむことができるんじゃないかなと。
  • 自分自身、手帳には効率化を求めるのではなく、より自分の価値観や目標にそった効果性の高い人生を送る効果を期待している。僕が持つ”もっと人生を楽しいものにしたい”という想いには、ほぼ日のほうが近いと感じている。

つまり、機能とコンセプトの両面から考えて、僕はほぼ日カズンがより自分にあってるのではないかと感じたのだ。R-Styleさんの記事「ほぼ日手帳」のすごさ〜アソシエ11月3日号を読んで〜に著者であるRashitaさんの想いが以下の様に記述されている
「手帳はただ効率的に生きるためだけに使うんじゃないよな」
本当にその通りだと思う。フランクリン・プランナーも勿論効率を求めるのではなく、効果性をもとめる手帳であったのだが、如何せん”遊び心”は皆無だった。フランクリン・プランナーの考え方に賛同しつつ、どうしてもしっくり来なかった部分はおそらくここ。僕にとって”遊び心”はとても重要なファクターなのだ。


以上、2010年の手帳/メモ/ノートの第一回目でした。次回もお楽しみに♪
posted by beck at 02:41 | ☁ | Comments | TrackBack(1) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年09月09日

[手帳]デイリーなのかウィークリーなのか(来年の手帳悩み中)

またこの時期がやってきた・・・

1年で1番、楽しくもあり、悩ましくもあるこの時期

そう・・・


来年の手帳どうしよう!!!


ってな具合で悩み中。
最初の悩みは
  1. フランクリンプランナーなのか
  2. それ以外なのか
そして、それと同時に起こるのは
  1. デイリーなのか
  2. ウィークリーなのか
という悩み。

個人的にはウィークリーはバーチカル以外アリエナイのだけど、デイリーは1日1ページか、1日2ぺージなのかという悩みがある。とりあえず、候補とそれぞれのメリット・デメリットは以下の通り。順不同。コストはだいたい5000円程度


●フランクリン・プランナー デイリー(1日2ページ・リング・クラシック)
 

メリット
  • 今まで使っていたので慣れている
  • タスク、スケジュール、メモの連携が取れる
  • デイリータスクの管理がしやすい
  • かなり書き込むことができる。(メモが集約可能)
  • 目標価値観を引き継げる
  • リングなのでパンチを使えば何でも挟める
デメリット
  • でかい(クラシックなのでw)
  • 重い(持ち歩けるリフィルは3ヶ月分が限度)
  • スケジュール管理はしづらい


●フランクリン・プランナー ウィークリー(ウィークリー・リング・クラシック)

 
メリット
  • 1週間毎に「週間タスク」が管理できる
  • 1週間毎にノートページが追加できる
  • 目標価値観を引き継げる
  • リングなのでパンチを使えば何でも挟める
  • スケジュール管理はしやすい
デメリット
  • でかい(クラシックなのでw)
  • 重い(持ち歩けるリフィルは3ヶ月分が限度)
  • デイリータスクの管理がしづらい
  • リフィルが英語しかないw


●フランクリン・プランナー オーガナイザー(1日1ページ・綴じ・A5)

  daily.jpg

 メリット
  • タスク、スケジュール、メモの連携が取れる
  • デイリータスクの管理がしやすい
  • 目標価値観を書き込むことができる
  • 1年分のリフィルが綴じられている
  • サイズと重量がリング型に比べればまし
デメリット
  • スケジュール管理はしづらい
  • メモ欄がそれほど大きくない上にリフィルの継ぎ足しもできない
  • 目標価値観を引き継げない


●Quovadis(ウィークリー・綴じ・A5)

img10523570593.jpg

 メリット
  • スケジュール管理がしやすい
  • 1年分のリフィルが綴じられている
  • フランス語がカッコイイw
  • 軽い
デメリット
  • メモ欄が壊滅的に少ない
  • 目標価値観が引き継げないし書き込む欄も無い


●ほぼ日カズン(ウィークリー+1日1ページ・綴じ・A5)

FireShot capture #030 - 'ほぼ日刊イトイ新聞 - ほぼ日手帳2010' - www_1101_com_store_techo_2010_original_cousin_html#cn_db_yl.png FireShot capture #031 - 'ほぼ日刊イトイ新聞 - ほぼ日手帳2010' - www_1101_com_store_techo_2010_all_about_index_html.png
※画像はサイトのスクリーンキャプチャを無断で掲載させて頂いております。

メリット
  • タスク、スケジュール、メモの連携が取れる
  • デイリータスクの管理がしやすい
  • 1日あたりのメモ可能容量が大きい
  • スケジュール管理がしやすい
  • 1年分のリフィルが綴じられている
  • サイズと重量がリング型に比べればまし
デメリット
  • メモ欄がそれほど大きくない上にリフィルの継ぎ足しもできない
  • 目標価値観を引き継げないし書き込む欄もない
  • デイリータスクを管理する専用の欄が無い


■総合評価

極論を言えば

なんだけど、フランクリン・プランナー ウィークリーの1週間単位でタスク管理&ノートの継ぎ足しが可能ってところにも前々から惹かれていたり。(補足しておくと、フランクリン・プランナー ウィークリーでは、ウィークリータスク(表)、週間バーチカル(裏)、週間バーチカル(表)、ノート(裏)という形で1週間4ページ構成となっている)


悩みはつきないが、今度LOFTに行ってほぼ日カズン見てこよう♪
posted by beck at 07:15 | ☔ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年08月17日

新・手帳、ノート、メモ(そしてiPhone)の使い分けについて真剣に考える

081201_181753.JPG

■はじめに

このblogの記事の中で、1年間で最もアクセスが多かったのが手帳、ノート、メモの使い分けについて真剣に考える」(2008年8月4日)という、ある一部の人なら猛烈にそそられそうなタイトルの記事。
その後、それなりに使い分けについて整理したのが日々記録すべき情報とその管理についてA−記録すべき情報の分類と書き分けについて」(2009年6月12日)という記事となる。

実はこの時点ではiPhoneはおろか、friendfeedtwitterとも出会っていなかったわけで・・・今現在、僕の手帳、メモ、ノートの使い分け方はむちゃくちゃ激変している。以前フランクリン・プランナーなのか、iPhoneなのかという記事に簡単に書いたのだけど、今回はより具体的にシチュエーションや目的、使い分けの方法などについて書いてみたいと思う。


■本記事の使い方(?)

なお、本記事は手帳、メモ、ノートの使い分けはこうすべき!!という内容ではなく、僕個人がどう使っているか、どう使いたいかを紹介するものとなっている。人それぞれ考え方や好みが違うと思うので、「これがBEST」と決めつけてしまうより、あくまで一事例に徹っすることで、この記事を読んだ皆様がご自身のやり方を考える際の参考資料もしくは反証材料となったほうがいいと考えている。
僕のやり方については「ふーん」と流し読みして頂き、是非とも「自分ならどうするか?」とか「もっとこうした方がいいんじゃないか?」といった見方をして頂ければ是幸い。


■参考サイト

フランクリン・プランナーなのか、iPhoneなのかに対してコメントを書いてくれた上、ご自身の使い方をわかりやすく記事にしてくれたR-STYLEさんの記事iPhone後の環境を一度整理してみる〜前編〜」「iPhone後の環境を一度整理してみる〜後編〜も参考になるので是非ともご覧あれ。


↓↓以下、記事本文↓↓


■基本的にはiPhoneとフランクリン・プランナーしか使わない

以前の超細かい分類は日々記録すべき情報とその管理についてA−記録すべき情報の分類と書き分けについてを読んで貰うとして、基本的にメモと記録を目的としたノートは全て、iPhoneとフランクリン・プランナーしか使わなくなった。

シチュエーション別に見ると
  • 会社:フランクリン・プランナー
    諸事情でiPhoneをいじれないのでプランナーを開いている。思いついた事、考えている事、タスクの途中経過、メモ何でもかんでもプランナーに書き込んで行く。もう、プランナーなしでは仕事にならんっつーぐらい大活躍です。
    IMG_0128.JPG
  • 外メモ:iPhone(evernote、iTwitter)
    基本的にiPhoneでメモる。適当に思いついた事はTwitterにつぶやくし、blogネタやらアイデア等なら直接evernoteにぶち込んでいく。気になったモノがあればすぐに写真でメモをとるし、人気のない通りなどであれば、音声メモで今考えていることをつらつらしゃべったりもする。
    IMG_0260.PNG IMG_0277.PNG
  • 家メモ:PC(Twitter、evernote)
    基本的には思いついた事はTwitterに呟いていく。blogネタやら仕事のアイデアは最初からevernote行き。また、会社でプランナーに書いておいたことで、アイデアやらネタやらがあれば、家でevernoteに転記するし、音声メモやら写真メモやらもこのタイミングで整理する。
    FireShot capture #17 - 'Shinya Kita (beck1240) on Twitter' - twitter_com_beck1240.png evernote_client.jpg

Twitterに投稿すると、最終的にはevernote に行く仕組みを構築しているのと、再利用したい情報はフランクリン・プランナーからevernoteに転記していることから、必要な情報は全て evernoteに集約されている


■iPhoneとフランクリン・プランナーでタスク/スケジュール管理

以前書いた記事「フランクリン・プランナーなのか、iPhoneなのか」のなかで書いたのだけど、基本的な使い分けの方針は以下の通り
スケジュールはGoogleカレンダーで管理、中長期間のタスクはRemember The milkで管理している。手帳たるフランクリンプランナーは中長期の目標管理と日々のタスク管理、そしてタスク遂行の過程で得た情報、考えたことなどを記録するために使用
もう少し詳しく書くと以下のようになる
  • 長期の目標管理:フランクリン・プランナー
    ミッションステートメントや価値観、目標など・・・こんなちゃらんぽらんな僕だけど、ちゃんといろいろ人生について考えたりもするわけです。なかなかできてないけど、自分の目標や価値観から真に”最優先事項”を洗い出し、スケジュールやタスクに組み込んでいきたいところ。
    IMG_0280.JPG
  • 中長期のスケジュール:Googleカレンダー
    一度Googleカレンダーに予定を打ち込めば、月間/週間/その日で予定を確認することができるというのは言わずもがな、GoogleSyncでもって常にiPhoneがGoogleカレンダーと同期するので、同期をとることについて全く意識することなくPC-iPhone間でスケジュールの共有が可能。この柔軟性はデジタルデータならでは。
    gcal_rtm.png IMG_0119.PNG
  • 中長期のタスク管理:Remember The Milk
    何を、いつまでに、どういった優先度でやらなきゃいけないかといったタスク管理はどんなTODO系アプリをRTMを使うことで、それらのタスクに対し、タグをつけたり、スマートリストを作成したり、Milponや公式RTMアプリを使うことでPCと-iPhone間で気軽にタスク共有を行うことが可能となる。
    rtm.png IMG_0118.PNG
  • 短期のタスク管理:フランクリン・プランナー
    僕がフランクリン・プランナーのデイリー版を使う最大の理由は、1日のタスク/スケジュール/ノートが見開き一枚に収まっており、タスクやスケジュールと連携させたメモを残せる点にある。(例えば、メモ欄でタスクを細分化したり、そのタスクに関連してやったことや考えたことを記録したり、スケジュール上の会議で話したこと、議論のポイント、議事サマリを書いておいたりする)この、1日のタスク遂行をプランナーで管理しているという感覚が個人的にはとても快感。




■考え事、トレーニング、アイデア発展はノートを使うが超限定

基本的にA5ノートの使用用途は以下の通り

・特定テーマについてのアイデアだし、設計のスケッチなどの考え事
・アイデアマラソン、発想源、勉強などのトレーニング
・思いついたアイデアを発展させる


すでに起こったこと、思いついたアイデアなどを記録するのがフランクリン・プランナーやevernoteだとすると、設計を考えたり、新しいアイデアをひねりだしたりするのがA5ノート。前者はCaptureであり、後者はCreateと考えればわかりやすいかもしれない。手書きのほうがいい発想を得られそうだというのは、おそらくは僕だけの感覚ではないはず。

IMG_0279.JPG

■RHODIA自体は超好きです。もっと使いたいと思ってます

iPhoneを使い出してからRHODIAの使用頻度が落ちてしまったのは、RHODIAでとったメモは最終的にevernoteへ入力するため、最初からevernoteでメモをとればいいじゃんという発想になるところにあると考えられる。

でも、個人的にはRHODIAが大好きなので、もっと活用したいと常々考えている。そこで考えたのが、RHODIAの最強特性である「RHODIAを使っていると、なんだかすごくいいアイデアが浮かんできそうな気がする」とA5ノートのところにも書いた「手書きのほうがいい発想が得られそうな気がする」を組み合わせて、”アイデアをひねり出す”用途に使用することである。

つまり、アイデアをメモするという受動的な作業を、意識して能動的に行うための起爆装置としてRHODIAを活用してはどうか?ということである・・・って、結局書いてることはA5ノートと同じなんだけどね(^^;

IMG_0278.JPG VS IMG_0276.PNG

 


ということで、最近はこんな感じで手帳、メモ、ノート・・・そしてiPhoneを使い分けている。まだまだ試行錯誤の途上であり、今後とも仕事の効率を高めて、情報の再利用性が高く、ストレスフリーなやり方を考えて行きたい
posted by beck at 05:01 | ☁ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年06月12日

日々記録すべき情報とその管理についてA−記録すべき情報の分類と書き分けについて



本シリーズは、端的に言えば、フランクリン・プランナーを使った情報管理術の手法を紹介するものであるが、情報整理の方法論として、他のツールでも十分に代用可能な内容だと考えられる。ほんの少しでも皆様の情報整理術の参考になれば是幸い。
 

前回のおさらいで・・・本手法の基本的なポリシーは以下の通り

  • フランクリンは1月分のデイリーリフィルのみ綴じる(重くてokなら2ヶ月分)
  • 基本的にはフランクリン・プランナーに全て書き込む。DailyNoteが足らなくなったらノートリフィルやブランクリフィルを追加する。(時系列に検索しやすい見出しを付けて記録)
  • 但し、切り出せる情報は他のノートを使い、記録しているノート番号と見出しをフランクリン・プランナーに書き込む。ノート番号は一意になるようする。(例:新聞の切り抜き、アイデアマラソン、Cre-Pa!の整理ノート)
  • 移動中など、プランナーが開けない状況にあるときはメモ帳や付箋紙などにメモを取り、必要とあらばプランナーに貼り付けor転記する。
  • evernoteでは日付毎に新しいnoteを作り、そこにプランナーに記載されている見出しだけを打ち込む。(将来的には、フランクリンプランナーやA5ノートをドキュメントスキャナで取り込んで全てevernoteに放り込みたい。)




これを簡単に表にまとめてみると・・・・


続きを読む
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2009年04月20日

日々記録すべき情報とその管理について−概論

以前も書いたとおり、自分は日々の情報をフランクリン・プランナー、A5ノート、RHODIA、evernoteなどに記録・管理していたんだけど、情報が散逸し上手く管理できていないという思いを常々抱いていた。だからといって、全てを手帳に放り込んでしまえば、手帳が重厚長大になってしまい、何だか使うのもうんざりになってしまいそうだった。

そんなわけでここ最近自分の中のテーマは、

・フランクリン・プランナーに日々記録すべき情報はなにか?
 (裏を返せばA5ノートはどう使い分けするか?)
・それらの情報を”再利用可能な形で一元管理する”には?


であった。そんなことを考え出したきっかけはこれ

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本書に書かれている内容をとてもかいつまんで述べると、「一冊のA6ノートに全てひたすら時系列に書き込んで行き、PCやケータイからテキストで索引を作り検索性を高める方法」である。ポイントは

・全ての情報がこのA6ノートに書かれている(一元管理)
・時系列+見出しで検索性を高めている(高再利用性)

個人的にはスケジュール管理/タスク管理の観点から、フランクリン・プランナーからA6ノートに変えることはまずアリエナイ。そんなことをすると、自分の仕事はおろか、プライベートすら破綻しかねない。(唯一の選択肢はほぼ日カズン)

なので、うまいことフランクリン・プランナー+evernoteで情報を再利用可能な形で一元管理する方法は無いものかと考えた。その結果、なんとなく以下のような方向性がいいんではなかろうかという結論に至り、実際に運用しはじめている。

  • フランクリンは1月分のデイリーリフィルのみ綴じる(重くてokなら2ヶ月分)
  • 基本的にはフランクリン・プランナーに全て書き込む。DailyNoteが足らなくなったらノートリフィルやブランクリフィルを追加する。(時系列に検索しやすい見出しを付けて記録)
  • 但し、切り出せる情報は他のノートを使い、記録しているノート番号と見出しをフランクリン・プランナーに書き込む。ノート番号は一意になるようする。(例:新聞の切り抜き、アイデアマラソン、Cre-Pa!の整理ノート)
  • 移動中など、プランナーが開けない状況にあるときはメモ帳や付箋紙などにメモを取り、必要とあらばプランナーに貼り付けor転記する。
  • evernoteでは日付毎に新しいnoteを作り、そこにプランナーに記載されている見出しだけを打ち込む。(将来的には、フランクリンプランナーやA5ノートをドキュメントスキャナで取り込んで全てevernoteに放り込みたい。)

というわけで、次回以降はもう少し上に書いたようなことを実例も交えて細かく書いてみたいと思う。書く内容は以下のような感じ。(後編を書いたらこの記事からもリンクを張る予定)
  1. 記録すべき情報の分類と書き分けについて
  2. メモを機械的に処理するアルゴリズムを作る
  3. プランナー+evernoteで手間無く管理する
なお、本方法はフランクリン・プランナーのデイリー、クラシックサイズを想定して書かれている為、その他の手帳やサイズ/タイプをお使いの方は適宜カスタマイズしてもらいたい。
posted by beck at 00:17 | ☔ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年12月25日

フランクリン・プランナー振り返り

ともままさんからコメント頂いた、この一年間フランクリン・プランナーを使ってみた成果反省を書いてみたいと思う。まず、簡単に変遷を書いていきたいと思う

変遷

フランクリン・プランナーは去年の今頃に受けた「七つの習慣」の企業研修を受けたことをきっかけに購入した。それまでもA5ノート愛用家だった僕は迷いなく”クラシックサイズ”、”デイリー”を選択。結果、そのデカさ、重さに少し辟易してしまった。正直、最初はあまり活用できているとは言えなかった

で、そんな僕にも契機が訪れた。4月から客先への常駐をしはじめ、タスク管理とスケジューリングがより重要になるにつけて、手帳の必要性を大いに感じはじめていた。また、この時期からLifehackやGTDといったものに興味を持ちだした。そこで、改めてフランクリン・プランナーをしっかり使ってみようということで「フランクリン・プランナー軽量版クラシックという選択」や「フランクリン・プランナー再入門」にも書いたとおり、自分なりの手帳の使い方を模索しだし、軽量版クラシックという今の形式に落ち着いた。(だいたい6月頃)

そんな感じで手帳術というのに凝りだし、書籍「人生は手帳で変わる 3週間実践ワークブック」やTQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究」、「7つの習慣」あたりを読むことで更に手帳の使い方についての自分なりのスタイルが確立できたのではないかと感じている。今はスリムノートでウィークリー、クラシックでデイリーの併用を行いながら、更なる時間管理、タスク管理、目標管理、メモ術の向上に向けて取り組んでいる

成果
成果としてざっと挙げると
  1. 仕事の抜け、漏れが少なくなった
  2. 未来の自分にメモを引き継げるようになった
  3. 今やるべきタスクに集中できるようになった
  4. 全てのメモがそこにあるので、探す手間が省ける
  5. 考えていることをそこに吐き出せるため、頭をからっぽにできる
  6. ユビキタスキャプチャ的な使い方で自分の行動が記録できる
精神的な世界になるかもしれないが
  1. 自分がやりたいこと、やるべきことを意識できるようになった
  2. 手帳を使うことでより自分を律することができるようになった
  3. 目標や価値観を改めて明文化することで、目標に向けた行動がとれるようになった
  4. 手帳を鏡にして1日の自分の行動について反省できるようになった
  5. 総じて、より上昇志向になれたのではないかと思う
とりあえず、スケジュール管理、タスク管理やメモ術としてはかなりスキルアップできたと思っている。ただ、目標管理や日々のタスクの優先順位づけにはまだまだ改善の余地ありである。詳しくは反省の項で述べたい。

あまり精神的な話に踏みこみたくははないのだが、確実に自分が実感していることは”手帳を使うことで自分自身をコントロールできるようになった”だろう。どちらかといえば、意志薄弱というか、すぐに楽な方刹那的快楽に流れがちな自分をわずかながらでも”やるべきこと””長期的目標の達成に必要なこと””価値観に沿った行動”に軌道修正してくれたと感じている。

ただ、これはフランクリン・プランナーでいうところの第4領域から第2領域にシフトさせているに過ぎず、本来の目的である第3領域から第2領域へのシフト自体はできていない。つまりはフランクリン・プランナーを利用するユーザのスタート地点にすらまだ立てていないということである(^^;


反省
既に述べてしまった感はあるが、個人的に反省点としては
  1. ミッションステートメントが書けなかった
  2. 日々の計画はできているが、週間や月間での俯瞰ができていない
  3. 価値観→目標→行動の落とし込みがいまいちできていない
  4. 時々猛烈に荒廃した生活を送ってしまう。(一日中ゲームしたり。。)
  5. タスクの優先順位づけがまだちゃんとできていない。
  6. やろうやろうと思っていても、なかなか行動に移せないことがある
恐らくは目標管理がちゃんとできていないのと、価値観や目標から計画をひねり出すということができていない点が問題なのだと思う。また、自分の意志薄弱さに負けたり、行動力が不足している点などは、今後克服しないといけない点だと思う。(手帳術かどうかはさておき)また、週頭、日々の始業前にちゃんとスケジューリングやタスクの洗い出しを行うこともきちんと習慣づけるべきだろう。

要するに「坊やなのさ。」ということだ。26歳になり、流石にいつまでも若輩者気分ではいけない。自分が独り立ちしたビジネスパーソンとして、より高い成果を出さなければいけない。そんなわけで来年の目標は、より自分を律し、能力も人格もより成長させることだ。もちろん、フランクリン・プランナーを活用して、である。
posted by beck at 00:26 | ☔ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年12月01日

スリムノート導入!(メモ/ノート術のススメ)

081201_181753.JPG 081201_181900.JPG
前のエントリーで、さんざん「ウィークリーはGoogleカレンダ」と息巻いていたんだけど、結局「スリムノート」を導入することにした。これで、僕のフランクリン・システムは

クラシックサイズのデイリー
スリムノートのウィークリー


という2重体制となった。
多くの場合、手帳は以下の2つの使い方が為される

  • スケジュール管理
  • タスク管理
  • 目標管理
  • 情報整理(メモや参照情報)

ざっくり分ければ、スケジュール管理がウィークリーのスリムノートで、それ以外がクラシックサイズのデイリーだ。なんでそんな面倒なことをするかというと、わかりやすく言えば

未来のウィークリー(予定管理)
現在/過去のデイリー(実績管理)


という使い分けをしたいから。ウィークリーは基本的に予定を押さえるためにある。スケジュールの割り込みはいきなりだから、とっさに取り出し、確認と書き込みがタイムリーにできる必要がある。バーチカルのウィークリーにこだわったのは、フランクリン的に言う「価値観→目標→週間スケジュール→その日の予定」という週間スケジュール策定をしたかったから。

また、デイリーは「今やるべき仕事に集中できる」「メモを集約すれば自動的に時系列順に並べられる。」「未来の自分へピンポイントで申し送り事項ができる」という点がとても気に入っている。メモを集約しようと思うのなら、よっぽど要約がうまい人でもないのなら、クラシックサイズ(A5一ページ)分ぐらいは必要だと思う。

勿論、クラシックサイズの手帳はいつも気軽に開けるわけではないので、とっさのメモにはRHODIAを使っている。本当はサテライトノートブックという、フランクリンのバインダーにとじられるスリムサイズのノートがあるのだけど・・・見た目にRHODIAの方がカッコイイので・・・。

結論として、ウィークリー+デイリーの組み合わせで運用したい人にとっては、プランナー+スリムノートという組み合わせはなかなか良いのではないかと思う。

良く読む”TEAM H”末端構成員の戯言の以下の記事あたりがとても参考になった。というか、使うアイテムが違うだけで、基本的なアルゴリズムはほぼ同じだと思う。
http://d.hatena.ne.jp/xaymaca/20081109
http://d.hatena.ne.jp/xaymaca/20081116


そんなわけで、これまで書いた記事などを総合して、今現在の自分のメモ/ノート術をまとめると以下の様になる。

ウィークリーのスリムノート
・週初の週間スケジュール立案
・とっさのスケジュール確認・記入
・とりあえずタスクメモ

デイリーのプランナー(但し1ヶ月分)
・日々のタスク管理(洗い出し/遂行)
・メモ集約
・未来の自分への申し送り事項
・目標/価値観/ミッション
・よく使う情報の挟み込み

RHODIA+ICレコーダ(メモ)
・とりあえずメモ(タスクはスリムノート)
・アイデアメモ(アイデアマラソンへ転記)

PC(Evernote)
・議事録/仕事ノート
・BLOGネタ
・Cre-pa!系メモ

A5ノート
・アイデアマラソン
・発想源

今後の検討課題は、20mmのリング径のバインダーにもう1ヶ月分リフィルを挟み込みたいのと、ノート機能を統合したいという点だ。全く使っていないプランニングカレンダーを保管バインダーに持って行くかな。

posted by beck at 19:36 | ☀ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年11月06日

フランクリン・プランナーの情報源について

DSCF0401.jpg←(欲しいモノを印刷して挟み込んでみた図。
 いわゆるニンジンの働きをしてくれる・・はず)


最近のアクセスログをみていると、どうもこのBLOGには「手帳」や「Flanklin Planner」をキーワードとして来られる方が多いようだ。

特に、絞り込みに使われるキーワードから察するに「来年の手帳どうしよう?」というよりは「来年こそもっと手帳を使いこなすぞ!!」という感じかな。。

9月以降の検索キーワードランキングは以下の通り

1.finepix z200fd
2.フランクリンプランナー
3.フェムトセル
4.手帳 ノート 使い分け
5.手帳 ノート術
6.ノート術
7.フランクリンプランナー バインダー
8.life hack 手帳
9.sql server 2008 express
10.ノート術 a5


さて、自分の周りにはフランクリン・プランナーを使っている人が少なく、情報源もオフィシャルサイトいくらかの書籍mixiのコミュニティぐらいしか思い当たらない。日本でも結構な数のフランクリン・プランナーユーザがいるはずなのだが、その方々はどうやって情報をゲットしているかとても興味がある。

自分個人としては、会社で7つの習慣のセミナーを受講し、『人生は手帳で変わる 3週間実践ワークブック』というエントリーにも書いた、書籍「人生は手帳で変わる 3週間実践ワークブック」やTQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究」、「7つの習慣」あたりを読むことで一連の流れを知識として身につけることは出来た。残念ながら、完全に使いこなすには至っていないが、1年使ってみてだいぶと使い方が分かってきた気がする。

また、個人的にはクマガイ式のバイブルともいえる「一冊の手帳で夢は必ずかなう - なりたい自分になるシンプルな方法」はフランクリン・プランナーにも大いに応用できるところだと思っている。WEBサイトとしては、『手帳と文房具のレビューサイト -好かれる人の手帳術-』や『ピグマリオン』あたりは参考になるかなと。。また今度、フランクリン・プランナー系のブロガーさんとかまとめてみよう。


以下は、これからフランクリン・プランナーを使おうと思っている人へのちょっとしたアドバイス。

フランクリンプランナーは
  1. 価値観の明確化
  2. 目標の設定
  3. 週間計画
  4. 日々の計画
というステップが基本になっていて、価値観からやるべき事(目標)を見つけ出し、さらにブレイクダウンして週間計画に落とし込む作業によって『重要領域で生きる』を実現するところがキモと言える。

しかしながら、まずもって自分の価値観を洗い出すことや、目標を設定することはそんなにたやすくはない。そして、それを週間や日々の計画に落とし込むこと自体もむちゃくちゃ難しい。僕の場合、はじめはTODOとスケジュール管理で終始してしまっていた。

その後、「人生は手帳で変わる 3週間実践ワークブック」を読むことでで価値観の洗い出しや具体的な使い方がわかり、TQ―心の安らぎを発見する時間管理の探究」を読むことでフランクリン・プランナーのベースとなる考え方や記録の残し方に関するヒントを得ることが出来た。


「来年からフランクリン・プランナーを使います!」という人は

1.必ず価値観の明確化作業を行う
2.週のはじめと1日のはじめに計画する時間を取る
3.後で見返す可能性のあるメモは片っ端から書く


の3点を特に意識しながら、まずはオフィシャルサイトや演習フォームに従って使用してみるとよいだろう。その中で分からないことがでてきたら、迷わず書籍を買う。そして、気に入らない部分がでてきたら、今度はリフィルを作ったり、別のノートや手帳と組み合わせてカスタマイズしていく。

DSCF0402.jpg

自分なりにカスタマイズしていくことで、手帳を使うことが楽しくなるし、それによって目標や夢を読み返す頻度も高くなるし、自然と計画や記録もちゃんとできるようになっていく。また、よく陥りがちな罠にはまらない為のポイントを以下に挙げておく。

・むずかしく考えず、まずはやってみる。
・空欄が多くても気にしない。
・忙しい時ほど手帳を開いてタスクの明確化と、優先順位付けを意識。
・自分が使いやすく、楽しくなるようなやり方を探す


このBLOGでも、皆様の役に立つような、また手帳を使うのが楽しくなるようなネタを提供できるよう頑張りたいと思います。
posted by beck at 01:47 | ☁ | Comments | TrackBack(1) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年10月29日

5カ年計画シート

template_5kanen.pdf(ダウンロードはこちらから)
5kanenn.png

お待たせいたしました、久しぶりの自作リフィル『5カ年計画シート』です。
別にソ連とは何の関係もありませんが、中長期的な目標を立てるために使用します。

フランクリン・プランナーの純正リフィルでは大きな目標をブレークダウンして、小さな目標にそれぞれ日付を入れるのですが、個人的には時間軸上に目標を落とし込む方がしっくりくるので中長期的な目標を管理できるリフィルを自作してみました。使用イメージはこんな感じ。

DSCF0400.jpg

クラシック(変形A5サイズ)の役得とでもいいますか・・・
とりあえず、たっぷり書き込めます。

使い方
各分野毎に以下の順番で目標を立案して下さい。
  1. 各分野ごとに最終目標(最終イメージがつかない場合は5年後にどうありたいかというイメージ)を記入します
  2. 最終目標を達成するためのアクションを3つ挙げて下さい
  3. 5年ごとにそのアクションの目標値を定めて下さい
  4. 環境欄には自分自身、家族、会社などの環境に関する情報を書き込んで下さい。(年齢や、子供を作る予定・・など)
記入例
目標はデキル限り「SMART」に。

・目標
 『アメリカの大学に5年以内に留学する』
・アクション
 『TOIECで800点』『海外留学の手続きをする』『毎日ネイティブの英語に触れる』

・アクションに対する目標
 『TOEIC800点』                →600点、700点、800点、留学!
 『海外留学の手続きをする』    →
調査、事務手続き、受験、留学!
 『毎日ネイティブの英語に触れる』→
初級講座、中級講座、試験対策、留学!

分野の説明
分野の区切り方を変えたいとか、順序を変えたいという要望があればメールなりコメント下さい。Excelをお持ちの方には元ファイルを差し上げるので、自由に改造して下さい。

○人生/家庭
→人生全般に関する目標や、家族や夫婦、親子に関する目標。
(ex、春夏秋冬で必ず家族旅行をする、結婚・出産等の計画)

○仕事/能力
→仕事上での役割、個人としての能力に関する目標。
(ex、部門で売り上げ1位をとる、上級情報処理資格を取得等)

○夢/目標
→自分がやりたいと思っていること、プライベートでの目標
(ex、30才までに会社を作る、全国都道府県を制覇する等)

○経済/財産
→経済・財政的な目標
(ex、年収500万円、投資リターン30%達成等)

○精神/人格
→精神的な成長や、人として目指したい方向性
(ex、一日一善を実践、フランクリンの十三徳目を身につける等)

○健康/身体
→健康面や身体的な目標
(ex、体重を60kgに落とす、フルマラソンに出場し完走する)


過去の自作リフィル
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posted by beck at 22:53 | ☁ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年10月06日

手帳強化施策

ここ最近、この1年間の自分の手帳術、時間管理術を振り返って、
何が足りないか?今後どうすればいいか?などと考えていました。
その結果は・・・

  • 自分の価値観や目標から自分のやるべきことを明確化できていない。
  • そもそも、自分の価値観や目標をあまり明確化できていない。
  • 中長期的な視野に立って予定を立てられていない。
  • モチベーションを常に高く維持できていない。
  • 自分の人生の範となるようなリスト作りができていない。
  • その日のタスク管理に終始してしまっている。
  • アイデアマラソンが継続できていない。

などなど。。
原因は色々あるんだろうけど、やっぱり自分自身のことがよく分かっていない
というのが最大要因。書き途中のミッションステートメントを書き上げ、価値観を
掘り下げ、本当に自分がやりたいことを見つける作業を今後も続けたい


そんなわけで、手帳強化施策と銘打って、フランクリン・プランナーをもう少し
自分好みにカスタマイズして改善したいと思います。今考えているのは
  1. 5カ年計画シート
  2. 今年の目標設定シート
  3. 欲しいモノリスト
  4. 上質世界リスト(自分の世界観を広げるモノ)
  5. その他、自分のやる気が出そうな言葉集
  6. マスターTODO
  7. アイデアマラソンノート
などなど・・・。
「熊谷式」「夢に日付を」などでは、中長期の目標を策定し、それを
日々の予定にまでブレイクダウンしていくというアプローチ
を取る。
これはフランクリン・プランナーとは似て異なる機能である。

フランクリン・プランナーには目標(ゴール)設定シートがあるが、
個人的には1ページに5年程度の、自分の役割や価値観に沿った
未来展望を描くページがあってもいいんじゃないか
と思っている。

また、この先1年、何を、どの程度、いつ、どうやって実現するか
という具体的な目標&行動指針
もあった方がいいと思っている。
元々の目標設定シートは”大目標”や”夢”の実現プロセス策定に使いたい。
(なんせ1ページで1つのゴールなのだ。。ダイエットに使うのは勿体ない)

その他のリフィルは自分のやる気をかき立てたり、弱い気持ちに
負けそうになったときに思いとどまらせてくれそうなもの
を考えている。
物欲だって立派なモチベーションの源泉に
なるのだ。
写真やリストをいくらか探してきたが、これで完成という訳ではなく、

マスターTODOは、資料作成や課題調査、設計作業などの、中短期的な
タスク管理に使う
”作業見積もり時間””進捗状況をプログレスバーで管理”
といった項目を設けておきたい。

最後にアイデアノートだが・・・これはちょっと悩み中
当初はA5ノートと併用しようと思っていたのだが、やっぱり常に机の上に
広げられているフランクリン・プランナーの方が手軽に書ける
気がする。


そんなわけで、今月いっぱい位をかけて、オリジナルリフィルを作っていく予定。
できあがったものは順次アップロードしていきます♪
posted by beck at 02:16 | ☔ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年10月02日

来年もデイリー行きます!

来年の手帳を悩み中・・・

の続きですが・・・

結局フランクリン・プランナーデイリーリフィルを買いました。

←A5ノートサイズ1日2ページ

やっぱり、1日見開き2ページは手放せないなぁって感じか。
SEってのはなんだかんだで、タスクが輻輳しがちな職種なので、
やるべき事を明確化し、優先順位を付け、ひたすらそれに没頭する・・・
というプロセスにはやっぱりデイリーがいい訳です。

ほぼ毎日持ち歩くし、出先では気軽には開けないのは確かなんだけど、
どうせ電車の中や歩いてる途中に手帳開くこともないしね。。

ちなみにデザインはオリジナル。7つの習慣、リーダーシップ、コーナーストーン
などでもよかったのだけど、クラシックサイズは全て英語リフィルなのだ。。。
それはそれでカッコイイのだけども、月間に日本の休日が印刷されていない。。
(休日シールがついてくるだけど。)

軽さ重視だから、ユニバーサルがあればそっちにしたかったんだけど、
ユニバーサルはコンパクトにしかないという罠。

スケジュール一覧性確保の課題に関しては以下の4案で検討中
  1. Googleカレンダーでいいじゃん
  2. フランクリンのスリムノートを導入
  3. MOLESKINなどのポケットサイズ手帳を導入
  4. アイデアマラソン用のA5ノートにウィークリーリフィルを導入

 

  案2.スリムノート     案3.MOLESKIN

今今、PCのない環境でスケジュールを一覧したいというニーズがないことに
今更ながら気づく。。但し、フランクリン・プランナーで言うところの

価値観→目標→週間→毎日

というプロセスを踏んで日々の予定を立てるためには、一週間コンパスだけ
じゃなくて、バーチカルのウィークリーが欲しい。フランクリン・ヘビーユーザは
どうやらウィークリーとデイリーを併用している人が多いらしいし。。。

個人的にはスリムノートが結構いいんじゃないかと思っている。
携帯性重視なので、「7つの習慣」ではなくて「人生は手帳で変わる」かなと。
ただ、現時点ではあまり難儀していないので、ウィークリー手帳併用の件に
ついてはもう少し検討を行いたい。


なんだかノートがばらけるのが今一・・という件に関しては

・フランクリンは日々の計画、記録、仕事やプライベートのメモなど
・A5ノートはアイデアやCre-Pa!設計などの”アイデアメモ”
 アイデアマラソンや発想源などの”トレーニング”用途

と割り切ってしまう。但し、移動中はRHODIAか、”サテライトノート
(フランクリン純正、バインダーにとじれるメモ)にメモを取ってから適宜転記。

フランクリンのノートリフィルを使ってA5ノートは使わないという手もある。
ただ、クラシックサイズのノートを閉じておくためにはあのクソデカイ保存用
バインダーか、安くはない革製バインダーを使う必要がある
と考えると微妙。

最終的に書いた紙データは後で引っ張り出せるように保管だけしておいて、
全てドキュメントスキャナーで電子データ化&Evernoteに取り込んで、
OCR文書&タグ付けでいつでも検索できるようにすればいい
っしょってことで。


#ちなみに、コンパクトサイズにしときゃ他のバイブルサイズのリフィルやバインダー
と共有できるから、こんな悩みもない・・・・が、ノートはやっぱりA5が良いのだ。


ということで、今後も手帳&メモ&ノートに関しては検討していきたし。
ちなみにフランクリンプランナー使ってみたい!!って人には以下がオススメ


まずは試してみたいって方はこのトライアルセット。
サイズはコンパクト。バインダーはおもちゃです(笑


漢は黙ってクラシックのデイリー!!今までA5サイズの手帳を使った
ことがない人もある人も、このデカさ、重さには度肝を抜かれます。


コンパクトサイズのウィークリーぐらいが普通の手帳としては使いよいと思う。

ちなみに私が使っている構成は以下の通り
・バインダーなしのクラシックサイズ リフィルキット
・コレクティッド・グレイン・レザー





月替わり時は2ヶ月分差し込むけど、基本的には1ヶ月分のみ差し込んでます。
その他、目標/価値観/リストなどを収納。出納やプランナーズガイドなど、
省けるモノは全て省いた構成にしています。

持ち運べるクラシックサイズがお望みの方には最適な構成です・・・多分。
posted by beck at 00:10 | ☔ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年09月29日

来年の手帳を悩み中・・・

来年の手帳をどうしようか悩み中。
基本的にフランクリン・プランナーであることに代わりはないのだけど、
今のフランクリン+A5ノート併用というのが、今一なんだかしっくりこない。

何故か?
・デイリーのフランクリンだとスケジュールの全体感がつかめない
 (でも、デイリーの方がその日1日のタスクややるべきことに集中しやすい)
・A5ノートを分けると、なんだか開く頻度が落ちたような。
・なんだかんだで情報が分散している気がしてならない
・やっぱりクラシックサイズは出先で気軽に開けない。



現在の手帳・ノート・メモの使い分けは以下の通り

フランクリン・プランナー → スケジュール、TODO、目標、価値観、○○リスト、
                  メモ(アイデア・タスク等々)、活動記録
A5ノート          → アイデアマラソン、アイデアノート、Cre-Pa!系
大学ノート         → 仕事で考えをまとめるためのノート(落書き帳)
RHODIA         → アイデアをぽっと思いついた時のメモ用後で書き写す
Evernote         → 仕事では議事録やメモは全てこれで記録
                  プライベートではBlogネタなどをここに記録


何というか、もう少し体系立てて使いたい。
イメージ的には、フランクリン・プランナーを旗艦に、Evernoteを集積地に・・・
という形が理想なのだが。大学ノートは落書きなのでどうでもいいし、RHODIAは
一定の基準を設けて運用すればいいはず。。

問題は結局フランクリン・プランナーとA5ノートなのだ。

案は3つほどあって

1.フランクリン・プランナーのスケジュール管理機能を補強するために、軽い小さな
 週間バーチカル式の手帳を導入
する。これだと、予定の確認がさっとできるし、一週間
 の予定も把握しやすい。しかし、これ以上ノートの数は増やしたくないのも事実。

2.フランクリン・プランナーをウィークリーに変更するという案もある。メリットは
 言わずもがな一週間の予定の把握が楽になり週間でタスクが管理できる
 また、ノートの追加が自由に出来るため、例えば1週間のプライベートノート
 仕事ノート、 アイデアノートなどをあらかじめ用意し、足りなくなれば適宜追加する
 という運用法が取れる。
 デメリットは1日単位でのタスクの把握行動記録が取りづらくなること。

3.今まで通り、予定やその日の行動記録はフランクリン・プランナーを用い、アイデア
 やらCre-pa!に関することなどは全てA5ノートに集約する。ウィークリーは面倒
 でもGoogleカレンダーに予定を打ち込んで適宜PCの画面から確認
する。
 ケータイからバーチカルな予定表を見ることができればよいのだが。


2は運用スタイルとしては魅力的だけど、その日やるべき事に集中できなさそうだし。。
全部フランクリン・プランナーに統一するという手もあるんだけど、せっかく軽量化したのに、
またあの重たくて分厚いオリジナルバインダーに戻るのもやだしなぁ・・あぁ悩ましや。

今はまだないけど、ドキュメントスキャナーを購入したら、全部ノート/手帳類はまとめて
スキャンしてしまって、PCorインターネット上に保管する予定。EVERNOTEの有料プランが
もう少し容量制限を緩和してくれれば、全てEvernoteで管理したいところ。
その時の管理形態を考えると、やっぱり今の形が一番いい気もするしなぁ・・・


うーん。後3ヶ月あるから、どうするかゆっくり考えるかな。
 
posted by beck at 02:13 | ☔ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年06月23日

フランクリン・プランナー軽量版クラシックという選択

前回の記事でも書いたんだけど、自分が使っているのは
クラシックサイズという変形A5サイズのバインダー&リフィル。

あまりの重さにバインダーを変えて、中身をごっそり抜きましたよー
って話をしたのが前回http://pei.seesaa.net/article/99722969.html

あれから約半月たった今の所感を書きたい。
オリジナルバインダーと比較して、厚みで1cm、重さで100g軽い
「コレクティド・グレイン・レザー・バインダー」を購入。

←16,000円也。バインダー下取りで3000円引♪

所感
@鞄がすごく軽くてスリムになった。
A手帳を持ち運ぶ頻度が圧倒的に増えた
B1ヶ月分だけしかリフィル入れなくても全然困らない
Cプランナーズガイド、財務、情報あたりをごっそりと落とすが、
 元々使ってなかったから全然困らない。

そして、何よりも

D手帳を気軽に開いて書き込むようになった。


多分、元々クラシックサイズというのがチョイスミスなのかも
しれないが、自分はとにかく移動が多い。しかもノートPCも一緒に
持ち運ぶから大変だ。鞄の重さは常に4kgは超えていた。

(ちなみに以前記事で取り上げた樋口氏は鞄が10kgを超える・・・
 http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0804/25/news146.html

手帳自体もリフィルを大幅に減らしたことで、バインダー分と
併せて300g位は軽くなったし、何より効いたのが、薄くしたこと
によって、鞄をワンサイズ小さくて軽いものに変えられたことだ。

ざっと800gの減量に成功。

鞄は、ノートPCと手帳、A5ノートにNintendoDSを足しあわせた
厚みのぎりぎりを狙った。勿論、重量にもこだわった。

800gなんて・・・と思うかも知れないが、これはとてつもなく
大きい。1Lのペットボトルのジュース相当と言えば、想像しやすく
なるのではなかろうかと。


話が手帳から鞄に移ってしまったので、元に戻そう。

つまり、クラシックサイズでも考えようによっては持ち運びに
適した構成にすることができるのではないかということだ。
きっと、下手なコンパクトサイズなんかより軽い。

また、社内外の打ち合わせに気軽にひょいひょい持って行きやすく
なったことも大きい。ノートPCと一緒に鷲づかみで持ち歩く
わけだから、前までは握力トレーニングもいいところだった・・・

そして、家に帰ってから、鞄から出してきて開くことに対する
精神的な障壁(ある意味物理的障壁)が減ったことも大きい。

そう、システム手帳としての集約性は犠牲になったが・・・


私は手軽さという翼を手に入れた。


軽量版クラシック、バンザイ!
posted by beck at 00:05 | ☔ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2008年06月07日

フランクリン・プランナー再入門

最近、フランクリン・プランナーをもう少しちゃんと使おうと試行錯誤中。
やっぱ、目標管理だとか、中長期的な視点にたったスケジュール管理という、
フランクリン・プランナーの特徴を引き出さないと・・・と思ったわけです。

で、最近はことあるごとに手帳を開き、思いついたことを片っ端から書き込む
ようにしているのですが、なかなかうまく使いこなせていない・・・

そこで考えたのが、

自分なりに必要と思うリフィルを作ってしまえ!!

ということです。手帳の思想は取り入れつつも、やっぱり自分なりにカスタマイズ
した使い方をする方がいいんではなかろうか、と思ったわけです。

それから、クラシックサイズを使ってるんだけど、あまりにも重い。そしてぶ厚い・・。
個人的にはA5ノート派なわけで、やっぱり手帳も変形A5のクラシックがいいわけです。
今まではスタータキットのオリジナルバインダをつかっていたんだけど、
リング径が1cm小さくて、厚みも1cm薄くて、重さも100g以上軽いバインダを購入。

新しいバインダー



やっぱ20mmのリングは全然はいらんけど、最近気づいたのは
俺の使い方だと1ヶ月分のデイリーリフィルがあれば十分ってこと。
んで、全部が全部ここにぶっ込まれてなくてもいいやってことで、
A5の6穴ノート(パンチが使えるから)を併用することで解決。

フランクリン・プランナー → スケジュール、TODO、目標、価値観、○○リスト
A5ノート          → アイデアマラソン、アイデアノート、通常ノート

な感じの使い分けで。
で、中期的なタスク管理はPC&ケータイからcheck padを使うことで解決。
ほんとはOutlookでも良いのだけど、携帯電話のTODO機能が死ぬほど使えない
ことから、PC使えない環境での利便性を考えてCheck padかなーと。
後は、Googleカレンダーが携帯からもうちょい使えたらなーってぐらい。

それに関しては、iPhoneがでてくれば解決するかなとかw

っつーことで、次回は自作リフィルのお話を書きます♪
posted by beck at 16:26 | ☁ | Comments | TrackBack(0) | 手帳/メモ/ノート術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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